2023年是学校“十四五”规划承前启后的关键一年。一年来，围绕“质量贡献年”的年度主题，学校在管理与支持保障层面，持续完善战略管理工作机制，以流程、制度一体化建设为抓手，推动治理体系与治理能力现代化建设，基于战略发展与业务需要，优化组织体系，助推职能型组织向流程型组织转化。
制度建设是组织稳定运行的重要保障，需要与业务变革保持同步，做到与时俱进适时更新，有效支撑战略发展和业务需要。采购管理中心结合客户的需求和合规的要求，经过与关联部门的多轮讨论后完成了《西安欧亚学院采购管理办法》的修订。为了帮助学校各部门能够更加清楚地了解制度的变化，有效保障后期大家日常采购工作的顺利开展，考虑到采购、资产、财务等业务的衔接性，促进跨部门业务互通融合，保障业务流程持续优化、业务服务高效运转，采购管理中心和财务处首次以开展联合培训的形式来协同解决客户的各类问题。于2023年12月26日在行政楼511举行了《西安欧亚学院采购管理办法》2023修订版和《西安欧亚学院固定资产管理办法》的联合宣讲会。出席会议的人员包括学校李正副校长、财务处李梅处长、采购管理中心段家菊副主任、各分院及职能部门经办相关业务的老师。
会议伊始，采购管理中心副主任首先对于本次会议的目的、内容作了简要介绍。希望通过本次联合宣讲明确业务部门从提出采购需求，到如何实施采购，再到如何验收入库移交使用，最后直至结算付款全链条的业务流程，打通采购管理、资产管理、财务管理三方面的具体要求和作业标准，解决大家跨部门沟通过程中的痛难点，提升大家的整体工作效率。然后也对各部门老师在年终繁忙之际能拨冗前来参与宣讲会表达了由衷感谢，感谢大家的支持与付出，这是采购和财务工作未来能够更加稳定向前推进的重要动力。
本次宣讲会很荣幸邀请到李正副校长来做开场致辞，李校长首先对各部门的积极响应和支持表示感谢。随后，他强调了制度学习是制度建设的重要环节，组织大家一起学习制度是非常有必要的，既可以使大家更清楚地了解制度内容本身，还可以在培训中上针对工作里遇到的现实问题进行深入的沟通和交流，保障今后工作的顺利开展。最后，他明确了固定资产管理和采购管理工作的重要性，尤其是从降低学校的风险和保障学校长期稳定发展的角度，肯定了两个部门协同制定有效可行的制度的方式，让大家都能够了解并遵守制度。
制度宣讲中，采购管理中心曾婉莹老师就《西安欧亚学院采购管理办法》修订版进行了详细讲解，本次制度的修订主要是从客户视角出发，清楚定义了集中采购和分散采购的范围，分散采购的限额、渠道和方式，解决了大家日常采购中的现实需要和管理要求不匹配的痛难点问题。在满足国家政策政府要求的前提下兼顾了业务发展需要，促进了采购业务分类、采购方式、工作标准的持续完善。会上，采购管理中心还邀请系统供应商就网上竞价和网上比选这两种新增的采购方式进行了功能、流程、要求方面的现场操作演示和说明，使本次培训更加生动和直观。随后，财务处段雨晴老师对新修订的《西安欧亚学院固定资产管理办法》相关条款进行了重点宣讲和解释，尤其是固定资产的界定、分类及归口管理部分等等，帮助大家建立更加全面和清晰的认知，方便后期业务的精准对接。
会后，大家展开了热烈的讨论，就采购和资产管理的细节内容进行了充分地沟通。围绕限额范围内的权力下放以后如何通过规定的渠道去采购、货物服务的采购如何通过系统一步步实现、新旧制度的要求有何具体差异、采完如何签订合同办理固定资产和耗材的入库等问题进行了深入交流。大家普遍认为，通过本次培训，对于采购标准的系统化认知得到提升，在工作中能更准确定位业务流程中相关部门的职责与权限，未来的采购需求如何分类处置标准明确，一系列流程简单明了。当然，大家也提出了其他需要协同解决的要求，例如对于入库环节的分类标准还有待进一步明确，已反馈给资产管理部门，他们将联合财务、后勤、图文等部门进行持续梳理。
制度宣讲既是大家共同学习制度的机会，也是打破部门壁垒的重要契机。本次联合培训是职能协同的首次尝试，真正从客户视角出发，聚焦业务从前到后的整个链条，击穿过程中的各类障碍。未来还将与基建、后勤等相关业务持续开展深度业务研讨与制度迭代，推进流程制度的一体化建设。我们相信，通过本次联合培训能让财务和采购工作在专业、合规之外更有高度、深度、广度和温度，从而使提升学校内部控制和风险管理方面具有深远意义。
（采购管理中心 供稿）
