西安欧亚学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强我校档案工作，更好地为教学和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律、法规，制定本办法。
第二条 西安欧亚学院档案，是指西安欧亚学院在各个时期从事各项工作活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 西安欧亚学院档案反映本校建立、发展的历史过程、历史沿革和历史面貌，是学校搞好各项工作的重要依据和凭证。因此，必须由学校档案部门集中统一管理。
第四条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校历史的真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作列入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 档案工作网络和档案室基本任务
第五条 我校档案工作由一位院长分管，各分院、部、处、室分别由一名领导负责本部门的立卷归档工作。
第六条 学校在院长办公室下设西安欧亚学院综合档案室，综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是保证和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第七条 学校各单位要根据需要，配备1名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的日常管理和年终立卷归档工作，各部门专（兼）职文书立卷人员业务上受学院综合档案室指导、监督和检查。
第八条 综合档案室的基本任务
一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策。
二、制订本校档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施。
三、负责对本校各单位的立卷归档工作进行指导、监督和检查。
四、负责全校各类档案及重要资料的收集（接收）、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。
五、负责编制负责档案检索工具，汇编档案参考资料，开发档案信息。
六、负责全校档案人员和专（兼）职文书立卷人员的业务培训与学习。
七、开展档案学术研究和交流活动。
八、组织完成上级档案部门交办的其他档案业务工作。
第三章 档案人员编制、经费、设备
第九条、档案室的人员编制，根据学校发展规划，每年档案递增的数量和库藏档案总量实际需要确定。档案专职人员应配备政治上可靠，工作负责并具有大专以上文化水平和档案业务知识，符合机要人员条件的干部。
第十条、档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的多项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学校各项工作服务。
第十一条、各部门文书立卷人员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案室核备并选好人员做好接替工作。
第十二条、档案工作经费，应列入学校预算，专款专用。
第十三条、学校应为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案保管、保护的需要。
第十四条、学校应有计划地为档案部门配置检索、复印、录音、照像等设备，为逐步实现档案的现代化管理提供必要的物质基础。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十五条 各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础，因此，必须建立健全文件材料的立卷归档制度。
第十六条 各单位要把文件材料的形成、积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学和管理人员的职责范围内。在布置、检查、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保证。
第十七条 全校各类人员在其职务活动中形成的，具有保存价值的各种文件材料，必须按照规定，及时归档，任何单位和个人，不得据为已有或自行处理。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室应通过汇集、代管等各种形式进行管理。
第十八条 进一步加强文件形成部门立卷归档制度，各类文件材料均由文书部门或业务部门按本校“文件材料立卷归档办法”进行整理、立卷，定期向档案部门移交归档。档案室应对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。
第十九条 档案室应根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。
第二十条 档案室接收的档案，应符合本校有关案卷质量标准要求。
第五章 档案的管理
第二十一条 档案室对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实行档案的现代化管理。
第二十二条 档案室要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防虫、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。
第二十三条 档案室要努力研究档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制，最大限度的延长档案的寿命。
第二十四条 档室室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计，按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报，及时上报。
第二十五条 档案室要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题及时采取有效措施，并向有关领导报告。
第六章 档案的利用
第二十六条 本校保存的全部档案，主要供本校利用，本校各单位和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。
第二十七条 外单位或个人，需要查阅本校档案时，应持单位正式介绍信，经档案室负责人同意方可查阅一般档案，如查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，则应经院办公室主任批准。
第二十八条 档案室要积极开展档案的利用工作，编制检索工具和参考资料，制订档案借阅办法，为利用者提供方便。
第二十九条 属下列情况之一者，在提供档案利用时要严加控制。
一、涉及党和国家秘密的；
二、涉及专利或技术秘密的；
三、涉及个人隐私的；
四、档案形成部门规定限制利用的。
第七章 档案的鉴定和销毁
第三十一条 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：
一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管。
二、凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。
三、凡是在较短时期内本单位需要查考利用的档案，列为短期保管。
第三十二条 档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在主管院长领导下，由有关业务部门，校保密委员会、档案室组成鉴定小组，其职责是：
一、审核本校各类档案归档范围和保管期限表。
二、确定本校各类档案鉴定的原则、标准和方法。
三、调整库存档案的保管期限和密级。
四、对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存毁意见。
第三十三条 过期的无保存价值的档案通过鉴定小组应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、造具清册、报主管院长批准后方可进行。销毁时要指定专人鉴销，严防失密。
第三十四条 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第八章 考核、奖励和处分
第三十五条 学校对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各单位档案工作负责人、档案工作人员以及文书立卷人员的工作状况，定期进行考评。
第三十六条 凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有以下表现之一的集体或个人，学校将给予表彰和奖励。
一、文件收集齐全完整，整理符合要求并按时向档案室移交、归档者。
二、向学校捐赠重要或珍贵档案者。
三、在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者。
四、在档案的收集、管理、提、借、利用等方面，成绩突出，为学校节约较多资金者。
五、对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者。
六、同破坏、盗窃、损毁档案的坏人、坏事进行英勇斗争，事迹突出者。
第三十七条 凡有下列行为之一者，学校将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》有关规定，给予行政处分或经济制裁，直到追究法律责任。
一、损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者。
二、将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案室移交归档者；
三、擅自提供、抄录、复印、公布档案者；
四、涂改、伪造档案者；
五、向无关人员透露档案机密，从档案中向他人提供情报者；
六、由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。
第九章 附 则
第三十八条 本办法自2001年9月1日起执行。
