学院档案馆隶属于学院办公室，由分管院长主管，学院办公室负责人直接领导。全院各单位兼职档案员39人，形成了专兼职结合的档案工作网络。档案馆建立了库房、阅览、办公“三分开”的办公环境，拥有学生档案库房1间，财务档案库房1间，其他档案库房2间。档案场所安装有监控系统，档案库房采用roomis门禁系统，室内安装有消防烟感报警系统，一楼库房窗户都安装有防护网，确保档案实体安全。档案馆还配备有计算机、复印机、中央空调、扫描仪、除湿器、温湿度器、防磁柜、光盘柜、展陈柜、五节柜、密集架等硬件设备。2010年学院购买并使用“南大之星”档案管理系统，已完成所有历史档案的案卷级和文件级目录录入工作。